Já falamos de inúmeras vantagens da digitalização e do armazenamento de documentos; da rapidez e segurança no acesso, dos ganhos na satisfação do cliente, a redução de custos etc... porém tudo isso você já sabe!
Então, para não sermos repetitivos vamos fazer uma análise diferente, vamos começar fazendo algumas perguntas com relação a sua empresa:
- Cansado com a falta de organização dos seus arquivos?
- Há pouco espaço físico para guardar documentos?
- Está sem agilidade na a busca da informação?
- Possui dificuldades de conservação das informações mais antigas?
- Encontrar-se com dificuldade na comunicação entre as áreas funcionais e organizacionais?
Alguma desta situação acima é sua realidade hoje? O que fazer? Qual o caminho para resolver?
Compartilhamos abaixo algumas ações que podem ser a solução em pequeno, médio e longo prazo na sua empresa
- Faça um Diagnóstico e um Planejamento;
- Defina a Política e Diretrizes em primeiro lugar;
- Jamais permita a sedução por qualquer tecnologia sem estudo ou prova de conceito;
- Busque fornecedores de soluções com um histórico no mercado;
- Nunca em hipótese alguma chame de “Arquivo de Morto” seus documentos. Porque os Arquivos são importantes Bancos de Dados, Informações e Conhecimentos de seu Negócio;
- Sempre tenha visão corporativa na implantação de projetos;
-Encontre soluções que se moldam ao seu negócio;
Feito estas ações simples, mas necessárias que precedem a implantação de qualquer tecnologia... você terá os benefícios da Digitalização dos Documentos integrada ao negócio com altos ganhos, confira alguns:
-Rapidez e agilidade no acesso à informação;
-Baixo custo na distribuição de informação;
-Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação de papel;
-Automação de entrada de dados;
-Acesso à informação por um número ilimitado de pessoas e em qualquer lugar;
-Melhoria no atendimento ao cliente;
-Maior segurança de informações por permitir controle de acesso aos documentos.
A decisão de digitalizar é estratégica e faz sua empresa se destacar no mercado e a longo prazo alcançará o planejamento desenhado.
