Documentos digitalizados terão mesmo valor legal de seus originais.
Como você tem ouvido com muita frequência, atualmente as empresas tem se conectado cada vez mais ao mundo digital, fazendo com que empresários e o governo busquem desburocratizar determinados procedimentos. O arquivamento de documentos digitalizados é um exemplo que ocupa uma posição de necessidade.
E na utilização das soluções de digitalização de documentos físicos é que se encontra um grande desafio, atender aos pressupostos legais para que as versões digitalizadas sejam consideradas válidas, da mesma forma que os documentos físicos.
Na busca de estabelecer técnicas e requisitos próprios para a digitalização de documentos, foi promulgado o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) e no art. 2º-A da Lei nº 12.682/2012 (Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos). Com a referida regulamentação, procura-se fazer com que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos físicos.
O novo Decreto se aplica às digitalizações de documentos físicos, destacadas as seguintes especificações:
- Produzidos por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolvidas em relações com particulares;
- Por pessoas jurídicas de direito privado; e
- Por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno e pessoas jurídicas de direito privado, bem como outras pessoas naturais.
A regulamentação descarta a aplicabilidade destes procedimentos em documentos originalmente digitais, bem como aos que se referem às operações e transações do sistema financeiro nacional, relativos a microfilme, audiovisuais, identificação e de porte obrigatório.
Importante: Para comprovação de qualquer ato frente a pessoa jurídica de direito público interno, a documentação digitalizada deverá ser assinada digitalmente – Certificação da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) – de forma que possa garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados, em conformidade com os padrões técnicos previstos nos anexos do referido Decreto.
Basicamente, a proposta do novo Decreto é assegurar a integridade e confiabilidade do documento digitalizado, facilitando a automatização de processos e gerando benefícios financeiros, uma vez que as empresas poderão otimizar gastos com infraestrutura física, bem como realocar colaboradores para outras atividades.
Outro aspecto importante diz respeito aos documentos relativos a relações entre particulares. Neste caso, é facultado às partes acordar quanto à escolha do meio de comprovação da autoria e da integridade do documento e, se necessário, da sua confidencialidade. Inexistindo acordo prévio, estes aspectos sujeitam-se às mesmas normas da pessoa jurídica de direito público interno.
Ainda segundo o mesmo Decreto, após realizada a digitalização de acordo com as diretrizes previstas, o documento físico poderá ser descartado, salvo aquele caracterizado com valor histórico (artigo 9º).
Mesmo diante de um necessário período de amadurecimento dos agentes e processos, tem-se que a introdução das novas diretrizes envolvendo a validade dos documentos digitalizados produzirá um significativo benefício à sociedade, oportunizando maior celeridade e redução de custos.
Confira a redação do Decreto nº 10.278, de 18 de março 2020: Clique aqui
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Fonte de pesquisa Volpi Advogados
